Hlavní, co se radikálně změnilo, je způsob komunikace mezi lidmi. Spoléhat se na osobní kontakt už není možné a jako nedostatečné se projevily též e-maily či instant messaging. Nenabízejí totiž snadnou zastupitelnost v případě nemoci. Poradit si s tím však umí nejmodernější ERP systémy - například na trhu nový Helios Nephrite.
Vše potřebné zaměstnanci píší přímo do ERP - poznámky k fakturám a objednávkám, dotazy k výrobnímu plánu apod. Je to podobné jako diskuse pod příspěvky na sociálních sítích. Uživatelé si zde mohou nastavit privátní i veřejné komentáře a zastupitelnost uživatelů řeší systém plošně. Výhodou proti sociálním sítím je však fulltextové vyhledávání.
Komunikace i mimo firmu
Změnu letos zaznamenala i komunikace s obchodními partnery, dodavateli a zákazníky. Ani tady se e-maily neosvědčily. Moderní informační systém proto sází jak na automatizovanou výměnu informací prostřednictvím EDI, tak na integrovaný portál. Ten umožňuje zpřístupnit libovolná „živá“ data ze systému externím subjektům. Zákazníci si tak mohou zobrazit své objednávky a faktury, dodavatelé odvolávky či stav skladu apod. Prostřednictvím portálu navíc mohou předávat přímo do ERP systému i své požadavky. Odpadá tak m.j. možné prodlení v předávání informací.
Přístup k informacím
Pryč jsou doby, kdy zaměstnanci vnímali ERP systém jako nutné zlo, které jim komplikuje práci. Dnešní systémy se snaží zaujmout přívětivým uživatelským rozhraním, které lze upravit podle vlastních preferencí. Vzhled je však jen polovina úspěchu. To hlavní, co mění přístup uživatelů k systému, se nachází v jeho funkcích. ERP systém musí mít pro každého uživatele nesporný přínos, dát mu data, která potřebuje ke své práci. A správný ERP právě tohle dokáže. Jednak prostřednictvím dashboardů, uživatelsky definovatelných přehledových obrazovek, a jednak skrze vestavěné business intelligence, kde si každý zaměstnanec může definovat pohledy na „svá“ data, které v práci potřebuje.
Z pohodlí domova
Slabou stránkou mnoha firem se ukázalo být i IT. Proto jsou hitem buducnosti ERP systémy, které lze provozovat přímo z cloudu, tedy bez starostí o vlastní IT infrastrukturu. IT oddělení má k dispozici modul pro kompletní telemetrii, aby mohlo řešit blížící se problémy včas, a také integrovaný nástroj pro helpdesk. Pokud zaměstnanec narazí na problém, vygeneruje požadavek rovnou v systému, a kdokoliv, kdo zrovna bude mít v IT oddělení kapacitu, jej může ihned na dálku vyřešit.
V dnešní době je obzvláště důležité být schopen dodávat cokoliv včas a za dohodnuté peníze. Jenže v době oscilujícího kurzu koruny a neustále se měnících personálních kapacit to není úplně jednoduché. Důležité proto je, aby ERP systém zahrnoval též pokročilé finanční plánování a funkci tzv. plánovacího okna zakázky. I z domova tak umožní manažerům řídit projekty tak, jako kdyby seděli přímo ve firmě.