Kromě oborů, které museli na jaře fungovat standartně, aby zajistili základní potřeby obyvatel, byly ostatní odkázání na práci z domova. „Pro společnosti, které už digitalizací firemních financí prošly, nebyl zásah v této sféře nijak zásadní. Mnohé firmy však na vlastní kůži pocítily, jak špatně se některé agendy řídí a kontrolují na dálku. Uvědomily si, že když jejich týmy pracují vzdáleně, vznikají jim komplikace v běžném provozu. A právě to se pro ně stalo hnacím motorem k rozhodnutí překlopit tyto funkcionality do digitálního světa. Tímto krokem se dané firmy adaptovaly na vzniklou situaci, a do druhé vlny vstoupily připravenější,“ uvádí Petr Herzmann, CEO a spolumajitel společnosti Fidoo.
Aktuálně zažíváme druhou vlnu Covidu a dvěma nejčastějšími problémy, se kterými se společnosti potýkají, jsou distribuce firemních peněz na dálku a měsíční vyúčtování bez nutnosti osobního setkání. Pro jejich bezproblémový provoz je však potřebují vyřešit. Co pomohlo firmám, které už se na situaci v tomto směru adaptovaly?
1. Distribuce firemních peněz na dálku na dva kliky
Výchozí stav:
Všichni z vaší firmy jsou doma, spousta zaměstnanců realizuje nákupy pro firemní účely, ať už jde o toner nebo židli, a potřebují firemní peníze. Jak to udělat, když si člověk nemůže vyzvednout potřebnou částku v plechové pokladničce, kterou má u sebe běžně účetní nebo office manažerka?
V ideálním případě rozešlete všem zaměstnancům karty, ale asi není úplně ve vašem zájmu, aby měli všichni k firemnímu účtu přístup. Zároveň nelze posílat firemní peníze na osobní účet, protože se taková transakce musí zaúčtovat, což by pak v účetnictví nehrálo.
Řešení:
Představte si, že můžete rozdat předplacenou firemní kartu komukoliv ve firmě, a mít tak firemní finance naprosto v bezpečí a zároveň absolutní přehled o všech proběhlých transakcích. Něco jako s kreditem na telefonu, ale u této karty nastavíte limity a určíte částku, která tam bude pravidelně chodit. Lze však také dobíjet finance jednorázově dle potřeby.
Zkrátka záleží na vás, ale zaměstnanec disponuje přesně takovou částkou, kterou uznáte za vhodnou. V případě, že by měl kdokoliv ze zaměstnanců málo prostředků, v pár vteřinách mu dobijete další. Na druhé straně, pokud má naopak z nějakého důvodu peněz na kartě nazbyt, a firmě se například kvůli cashflow finance hodí, můžete je z karty jednoduše stáhnout zpět na firemní účet. To všechno na dálku prostřednictvím karty a aplikace, na pár kliknutí. Na rozdíl od banky, kde je celý proces zbytečně komplikovaný a vy pak kvůli drobnosti slyšíte už po desáté: „Nezavěšujte prosím, jste v pořadí. Všichni naši operátoři právě hovoří.“
2. Uzavření měsíce bez papírových podkladů a osobního setkávání
Výchozí stav
Ani účetním se home office nevyhnul. Ano, spousta záležitostí se dá sice vyřídit přes telefon a faktury posíláme účetní e-mailem. A pak je tu konec měsíce. Je právě na účetní, aby od všech zaměstnanců získala papírové účtenky za daný měsíc a mohla tak uzavřít účetní období.
Ale co teď, když se snažíte osobní styk mezi zaměstnanci omezit na minimum, a navíc je třeba zrovna ve vaší firmě zaměstnanců takové množství, že než by shromáždila veškeré podklady, máme tu další měsíční uzávěrku.
Nehledě na to, že je shánění a následné hromadění papírových účtenek problémem i za klasického provozu. A jak pak naložit se situací, kdy už má účetní všechny potřebné podklady u sebe, ale při vyúčtování přijde na to, že jí chybí položka, kvůli které nemůže uzavřít daný měsíc?
Řešení:
Řešením je v tomto případě nástroj, který umožní, aby se do něj veškeré pohyby financí shromažďovaly samy hned při jejich vzniku, ať už jde o účtenky, cesťáky, karetní transakce apod. Digitalizace účtenek, kdy účtenku jednoduše nafotíte k realizovanému výdaji, a vše se pak dostává přímo k účetní, usnadňuje celý proces.
Vše potřebné se uloží, podle platné legislativy samo propočítá a vyúčtování jde potom hladce. Navíc lze neuzavřenou položku převést do dalšího měsíce, což přináší účetním obrovskou úlevu a velmi tuto možnost oceňují. Posléze už stačí jenom nahrát data do účetního programu společnosti a je hotovo.
Koronavirus se mezi námi objevil nečekaně a kdybyste před rokem někomu popsali situaci, která během letošního jara vypukla a podobá se sci-fi filmu, nejspíš by si ťukal na čelo. Covid se sice stal pro některé firmy jednou z příčin, proč procesy digitalizovat, ale rozhodně není od věci mít možnost řídit firmu na dálku včetně firemních financí i za běžných okolností.