Mzdové účetnictví lze označit jako konzervativní proces. Ještě donedávna se jednalo o náročnou administrativní agendu s mnoha formuláři a potřebou osobního kontaktu se zaměstnanci souvisejícího s žádostmi, změnami osobních údajů, daňovým přiznáním atd. Nyní se to však mění a jednou z cest zvýšení efektivity tohoto procesu je digitalizace.
Známým příkladem digitalizace mezd jsou eNeschopenky, kterým se mzdové programy nedávno musely přizpůsobit a začaly stahovat eNeschopenky z datové schránky. Některé mzdové systémy, ale umí nabídnout i pohodlnější způsob, kdy lze využít elektronickou komunikaci s ČSSZ a eNeschopenky stahovat přímo.
Téma digitalizace v oblasti mezd ale rozhodně není jen o eNeschopenkách. Jsou i další oblasti, které lze úspěšně digitalizovat:
Komunikace se zaměstnanci – Klasickým příkladem jsou výplatní lístky. Papírové sáčky se mzdou v hotovosti jsou historií, ale fyzické předávání obálek, obsahující informaci o výši mzdy, dosud přežívá i v moderních firmách. Novějším způsobem je zasílání e-mailem. Ale i to lze ještě zjednodušit. Výplatní lístky stačí „jen“ kliknutím zpřístupnit zaměstnancům online přímo v mobilu. Moderní mzdové systémy umožňují zaměstnancům například oznamovat důležité události (např. OČR), vznášet požadavky na změny osobních údajů (změna bank. účtu, zdravotní pojišťovny, narození dítěte, aj.) nebo požádat o vystavení a následné stažení různých potvrzení. To vše prostřednictvím notebooku, kiosku na dílně nebo mobilu, bez přímého kontaktu s účtárnou.
Roční uzávěrka mezd – Která mzdová účetní má čas každý rok obcházet zaměstnance a vyplňovat s každým Prohlášení poplatníka daně? Hlídat, zda obdržela od všech podklady pro roční vyúčtování daně? Doručovat všem Evidenční list důchodového pojištění? Všechny tyto situace lze řešit za pomoci elektronické výměny dokumentů a osobní kontakt mzdové účetní a zaměstnance přitom není nezbytný.
Smluvní dokumentace – Přichází čas digitálního podepisování dokumentů i tam, kde se dosud používal výhradně vlastnoruční podpis fyzické osoby. V oblasti mezd se jedná např. o podepsání mzdové dohody, souhlas se srážkou ze mzdy apod. I to lze moderním mzdovým systémem zajistit.
Digitalizace je nezbytný pokrok, kterým si postupně projdou všechna odvětví. Digitální procesy nahradí ty stávající, osobní.
Možnost vzdálené správy nejen mezd ale celé personální administrativy je více než žádoucí. V porovnání s digitalizací či robotizací výrobních procesů je implementace moderního HR systému snadná a výsledky přináší téměř okamžitě.
Své o tom vědí IT specialisté společnosti PC HELP, a.s., kteří vyvíjejí personální a mzdový software plusPortal a implementují jej do úspěšných českých firem a mezinárodních holdingů. Moderní a zcela online informační systém, má mimo jiné i modul pro zpracování mezd a dokáže soustředit veškeré potřebné informace o zaměstnancích na jedno místo, odkud je v souladu s GDPR efektivně řídí.
PC HELP, a.s.
Autor článku: Pavel Nový, obchodní manažer plusPortal